DMS – Document Management System

GLOBE - Document Intelligence

La perfetta soluzione Sinergy Studio, per la dematerializzazione e la gestione di tutti i documenti aziendali, si chiama Globe 4, l’innovativa piattaforma software creata da Arket :

• Acquisire ed indicizzare in maniera automatica qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo, ciclo passivo, tracciabilità, produzione, qualità, ecc.) e qualsiasi altro documento gestito al di fuori di esso (manualistica, documenti direzionali, gestione personale, ecc.).

• Collegare tra loro tutti i documenti, e le relative informazioni ad essi associate, per agevolarne la navigazione ed il reperimento.

• Rendere i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività aziendale.

• Semplificare l’invio di qualsiasi documento, utilizzando i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Fax.

• Rappresentare in forma grafica e interattiva qualsiasi informazione presente all’interno del software o nel sistema informativo aziendale, mettendo così a disposizione di ogni utente gli indicatori necessari per tenere sotto controllo ed analizzare i processi.

Archiviazione documentale

Il nuovo Globe 4 può acquisire ed archiviare documenti provenienti da diverse fonti:

• File system (ad esempio una fattura generata in formato PDF)
• Scanner (twain o multifunzione)
• Connettori E-mail o PEC
• Mondo Office
• Client di posta elettronica
• Sendy o Station, attivando una specifica integrazione
• Stampante virtuale
• WebServices

E’ possibile organizzare i documenti all’interno del repository, associandoli a specifiche tipologie e valorizzandone le relative chiavi di ricerca. Queste ultime possono essere estratte dal documento stesso o lette da fonti dati esterne (es. dal database gestionale, file di indici).

Scansione di documenti con barcode (ciclo passivo)

Il nuovo Globe 4 è in grado di riconoscere un eventuale barcode apposto nel documento cartaceo. In questo modo è possibile associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.

La scansione dei documenti può essere effettuata sia internamente all’azienda, mediante scanner Twain o stampanti multifunzione, oppure può essere esternalizzata ad un service provider specializzato.

Generazione automatica di PDF a partire dalle chiavi del documento

Globe 4 include un innovativo designer che consente di creare documenti PDF, usando le informazioni presenti nelle chiavi di ricerca o quelle recuperate da fonti esterne (ad esempio Data Base, File System, FTP, WebServices, ecc.).

Per esempio questa funzione può essere utilizzata per creare dei rapportini di intervento a partire dalle informazioni inserite sull’attività svolta ecc. oppure per la gestione delle ferie/permessi richiesti dal personale.

Spedizione dei documenti

L’innovativo Globe 4 include un potente motore di spedizione dei documenti che può gestire flussi di invio manuali e automatici, prevedendone anche la schedulazione.

E’ possibile inviare i documenti tramite:

• E-mail tradizionali.

• E-mail con Link per monitorare l’avvenuta apertura del documento da parte del destinatario.

• PEC, con la completa gestione e archiviazione delle ricevute di accettazione/consegna/mancata consegna .

• Fax, utilizzando fax server esterni.

• Postalizzazione, integrandosi con provider esterni.

• Portale aziendale.

Link & dossier

Il nuovo Globe 4 gestisce la creazione automatica o manuale di collegamenti fra documenti. Nel caso dei documenti gestionali, ovvero del ciclo attivo e passivo, i collegamenti sono spesso già presenti all’interno del gestionale stesso. Pertanto sarà possibile per Globe leggere tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno.

In altri casi è possibile creare dei collegamenti in modo manuale molto rapidamente: in fase di spedizione di un documento, ad esempio tramite e-mail, è possibile inviare in modo rapido un intero blocco di documenti correlati (es. Conferma ordine, Bolle firmate, Fattura di vendita).

Globe 4 oltre ai link tra documenti utilizza anche il concetto di Dossier, ossia un gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico Business Partner, il Numero Seriale di un prodotto, il codice matrice ecc.)

Gestione di documenti Office

All’interno delle aziende viene prodotta una grande quantità di documenti di tipo non strutturato come, per esempio, i documenti gestiti con Word ed Excel. Globe 4 è un innovativo strumento in grado di produrre e gestire tutti questi documenti, organizzandoli in maniera strutturata e sicura.

Il nuovo Globe 4 permette di gestire le versioni ed eventuali revisioni formali (esempio documentazione su procedure/manuali).

In fase di salvataggio del documento, inoltre permette di generare automaticamente l’immagine PDF, che può essere utilizzata per la spedizione dello stesso.

Un apposito modulo implementa l’eventuale apposizione automatica di un codice a barre in prima pagina del documento PDF prodotto. Con questa modalità sarà possibile, per esempio, acquisire in modo automatico un’offerta di vendita firmata e timbrata dal cliente (gestione copia firmata).

Conservazione Elettronica a norma di legge

La dematerializzazione del cartaceo prevede che l’azienda assolva ad una serie di normative prima di effettuare la distruzione fisica della carta, in modo da garantire la riproducibilità e l’unicità del documento stesso.

La conservazione sostitutiva, per la normativa italiana, comporta una serie di attività e di responsabilità che le aziende possono demandare ad un ente terzo. In particolare la normativa rende valida la redazione, la trasmissione e l’archiviazione dei documenti in formato elettronico sia per fine civilistico, sia per fini fiscali, purché siano garantiti requisiti imprescindibili quali:

• L’integrità
• Affidabilità
• Leggibilità
• La non modificabilità
• L’autenticità dell’origine
• La reperibilità nel tempo dei dati

Il processo di conservazione digitale

La normativa prevede che la conservazione a norma possa essere svolta:

• Attraverso un Responsabile o all’interno della propria struttura organizzativa (conservazione In House)

• Affidandola totalmente o parzialmente ad altri soggetti pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (conservazione in Outsourcing)

La scelta fatta con il nuovo Globe 4 è di legare l’aspetto della conservazione sostitutiva a service provider certificati, che forniscano le maggiori garanzie in fatto di affidabilità e di competenza.

Globe 4 è già integrato con diversi provider certificati, ed attraverso uno specifico modulo gestisce la trasmissione e la verifica del buon esito del processo di conservazione.

Gestione di workflow

Il nuovo Globe 4 include un potente strumento di Workflow completamente configurabile, che guida gli utenti nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività. Lo strumento permette di interagire con gli utenti coinvolti, attraverso tutti gli strumenti di comune utilizzo: E-mail, tablet, smartphone, web ecc.

Un potente motore di ricerca  che spinge al massimo la user-experience tramite un apprendimento facile e veloce. L’utente riesce a trovare in maniera istantanea i documenti necessari, con la massima flessibilità ed efficienza, nel rispetto delle normative e delle regole di accesso configurate.

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